Excelはビジネスに欠かせないツールですが、手作業でのデータ処理に時間がかかりすぎると感じたことはありませんか。例えば、顧客情報を業種ごとに分類したり、アンケートの自由回答から特定のキーワードを抽出したりする作業は、思った以上に時間と手間がかかるものです。
特に、大量のデータを扱う場合は、一つひとつ目で確認しながら作業を進めるのは現実的ではありません。手作業による分類や整理はミスが発生しやすく、何度も修正を繰り返してしまうこともあるでしょう。同じような作業を毎回繰り返していると、もっと簡単にできる方法はないかと考えることもあるはずです。
そこでおすすめしたいのが、ChatGPTを活用する方法です。Excelには関数やマクロといった便利な機能がありますが、これらを習得するのは簡単ではありません。特に、VBAを使った自動化はプログラミングの知識が必要で、誰でもすぐに使いこなせるわけではありません。
しかし、ChatGPTを活用すれば、こうした作業を短時間で効率的に処理できます。特別なスキルがなくても、Excelのデータをコピーして簡単な指示を送るだけで、分類や抽出といった作業を自動化できるのです。
本記事では、ChatGPTを使ってExcel作業をスムーズに進める方法を、具体的な事例とともに詳しく解説していきます。Excelの手作業を減らしたい、もっと効率的にデータを処理したいと考えている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
ChatGPTを活用したExcelのデータ分類
データの分類作業は、さまざまな業務で必要となる作業のひとつです。例えば、従業員リストを部署ごとに分類したり、取引先の情報を業種ごとに整理したりする場合、ひとつひとつ確認しながら入力していくのはとても手間がかかります。データの件数が少なければ手作業でも対応できますが、何百件、何千件という規模になると、すべてを手作業で分類するのは非現実的です。
特に、顧客リストの会社名に表記の違いがあったり、取引データのカテゴリが統一されていなかったりすると、分類作業はさらに難しくなります。同じ業種でも会社名の表記が異なるだけで違うカテゴリーに振り分けられてしまうことがあり、統一感を持たせるのが大変です。また、手作業での分類はミスが起こりやすく、修正に時間がかかることもあります。
こうした分類作業も、ChatGPTを活用すれば短時間で完了します。使い方はとても簡単です。まず、Excelにあるデータをコピーし、ChatGPTに貼り付けます。そして、「以下の従業員リストを所属部署ごとに分類してください。分類は営業、開発、経理、人事の4つのいずれかを選んでください」と指示を送るだけです。
ChatGPTは、大量のテキストデータを学習しているため、名前や業務内容を元に最適な分類を判断し、表形式で出力してくれます。このデータをそのままExcelに貼り付けることで、手作業での分類を大幅に効率化できます。
ただし、AIの判断が100%正確とは限りません。ときには、意図しない分類がされることもあるため、最終的な確認は人間が行うことが重要です。しかし、大量のデータを手作業で整理するよりも、まずChatGPTに分類を任せ、その後チェックするだけで済むので、作業時間を大幅に短縮できます。
ChatGPTを活用することで、単純作業にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります。まずは少量のデータから試し、ChatGPTの便利さを実感してみてください。
自由回答データの必要な情報を抽出
アンケートや顧客の意見を自由記述欄から収集することは多いですが、そのデータを整理し、特定の情報だけを抜き出すのは手間がかかる作業です。たとえば、お客様が自由に書いたコメントの中から「どの商品についての意見なのか」「どの地域の顧客の声なのか」「どのような改善要望が多いのか」などを知りたい場合、ひとつひとつ目で確認しながら手作業で整理しなければなりません。
特に、アンケートの回答が数百件、数千件と増えてくると、すべてのコメントを読み込んで必要な情報を抜き出すのは非常に時間がかかります。また、手作業では人によって判断基準が異なり、同じ意見でも分類の仕方が変わってしまうことがあります。そのため、一貫性のあるデータ整理が難しくなることもあるでしょう。
こうした自由記述の整理も、ChatGPTを活用すれば短時間で完了します。具体的な方法としては、まずExcelにあるアンケートデータをコピーし、ChatGPTに貼り付けます。そして、「以下のアンケートの自由記述欄から、商品名だけを抽出して一覧にしてください」「以下の自由記述から、意見の内容ごとにカテゴリ分けしてください」といった指示を送るだけです。
ChatGPTは文章の内容を理解し、適切な情報を抜き出して整理してくれます。たとえば、「この掃除機はとても静かで使いやすい」「電子レンジのボタンがわかりにくかった」「この炊飯器は炊き上がりがちょうどいい」といった自由記述があった場合、ChatGPTはそれぞれ「掃除機」「電子レンジ」「炊飯器」といった商品名を抽出し、表にまとめることができます。
この方法を活用することで、どの商品についての意見が多かったのかを簡単に把握できるようになります。また、ポジティブな意見が多いのか、それとも改善を求める声が多いのかといった傾向も分析しやすくなります。たとえば、ある商品のポジティブなコメントが多い場合は、それを強みとしてマーケティングに活かすことができます。一方で、改善要望が多い商品については、どの部分に不満があるのかを分析し、製品の改良に役立てることも可能です。
さらに、この情報をExcelに整理してグラフ化すれば、より視覚的にデータを分析することができます。たとえば、商品ごとの満足度の割合や、よく出るキーワードを分析することで、顧客が何を求めているのかが明確になります。マーケティング担当者や商品開発担当者にとって、このような整理されたデータは非常に有益なものになるでしょう。
ただし、ChatGPTの出力結果が完璧とは限らず、まれに意図しない単語が抽出されることもあります。そのため、最終的なチェックを行いながら活用することが大切です。しかし、手作業で一つひとつ分類するよりもはるかに早く整理できるため、業務効率は大きく向上します。
まずは小規模なデータで試してみて、ChatGPTの使い方に慣れることをおすすめします。慣れてきたら、より大きなデータセットに適用し、効率的なデータ整理を実現していきましょう。時間を節約しながら、より正確で一貫性のあるデータを得るために、ChatGPTを活用してみてください。
アンケートデータのタグ付け
アンケートの自由記述欄には、お客様が感じたことや意見がそのまま書かれています。これは企業やお店にとって非常に貴重な情報ですが、そのままでは整理しにくく、データとして活用するのが難しいこともあります。例えば、満足している意見と不満を持っている意見を分けて分析したいと思っても、一つ一つ目視で確認しながら分類するのは、時間がかかる大変な作業です。
特に、アンケートの回答が何百件、何千件と増えてくると、すべてのコメントをチェックして手作業でタグを付けるのは現実的ではありません。また、分類基準が担当者によって微妙に異なってしまうこともあり、一貫性のあるデータにするのが難しくなることもあります。そのため、効率的かつ正確にデータを整理する方法を見つけることが重要です。
ChatGPTを活用すれば、このタグ付け作業も簡単に自動化できます。具体的な方法としては、まずExcelにあるアンケートデータをコピーし、ChatGPTに貼り付けます。そして、「以下のアンケートの自由記述コメントに対して、満足度をタグ付けしてください。分類は満足・普通・不満の3種類とし、表に整理してください」と指示を送るだけです。
例えば、以下のようなコメントがあったとします。
「この掃除機はとても軽くて使いやすい」
「注文から発送までの対応が遅かった」
「値段のわりに機能が充実していて満足しています」
ChatGPTは、これらの文章の内容を分析し、「満足」「不満」などの適切なタグを付けたうえで整理してくれます。出力されたデータをExcelに貼り付ければ、満足度ごとの傾向を簡単に把握することができます。
この方法を活用すると、アンケートの結果をより明確に分析することができます。例えば、満足度の高いコメントが多い商品やサービスを特定し、それを強みにしてマーケティングに活かすことができます。また、不満の声が多い部分については、どの点を改善すべきかを素早く把握することができるため、商品やサービスの向上にもつなげることができます。
さらに、データをExcelでグラフ化すれば、満足度の割合を視覚的に確認できるため、経営者や関係者にとっても理解しやすい資料を作成することができます。例えば、全体のうち何％の人が満足しているのか、どのカテゴリーの意見が特に多いのかを見える化することで、より効果的な分析が可能になります。
ただし、ChatGPTの判断が常に完璧というわけではありません。時には、意図しない分類がされることもあります。そのため、最終的な確認作業は必ず行うようにしましょう。それでも、一つひとつ手作業で分類するよりは圧倒的に負担が減ります。まずは小さなデータから試し、どのように活用できるかを確かめながら使ってみるのが良いでしょう。
ChatGPTを活用することで、アンケートの分析作業を大幅に効率化し、データを有効に活用できるようになります。お客様の声をより正確に把握し、ビジネスの改善につなげるために、ぜひこの方法を試してみてください。
まとめ
ChatGPTを活用することで、Excelの作業を大幅に効率化できます。データの分類や自由記述の情報抽出、アンケートのタグ付けなど、これまで時間をかけて手作業で行っていた業務を短時間で処理できるため、全体の生産性が向上します。毎日の業務の中で、「もっと楽にできないか」「もう少し時間を短縮できないか」と感じていた方にとって、ChatGPTは大きな助けとなるでしょう。
特に、Excelの操作に慣れていない方や、マクロや関数の使い方がよくわからない方にとって、ChatGPTは非常に便利なツールです。難しいスクリプトを書くことなく、自然な言葉で指示を出すだけでデータ整理ができるため、初心者でもすぐに取り入れることができます。最初は小さなデータで試しながら、どのように使えば自分の作業に役立つのかを確かめてみるのがおすすめです。
もちろん、AIの判断が常に正しいわけではありません。ときには意図しない分類や抽出結果になることもあります。そのため、最終的なチェックは必ず行うことが大切です。しかし、一からすべて手作業で行うよりも、まずAIに処理を任せ、その後チェックをするという流れにするだけで、作業時間は大幅に短縮されます。ルーチンワークの負担が減れば、その分ほかの重要な業務に集中できるようになります。
今後、データの活用がますます重要になっていく中で、こうした効率的な方法を取り入れることで、仕事の進め方が大きく変わるかもしれません。毎日繰り返しているExcelの作業に少しでも負担を感じている方は、ぜひChatGPTを試してみてください。
まずは、身近なデータから始めてみることが大切です。小さな成功を積み重ねることで、次第により高度な活用方法が見えてくるはずです。最初の一歩を踏み出すことで、業務の効率化が進み、作業のストレスも減らせるでしょう。ぜひこの機会に、ChatGPTを活用し、よりスマートなExcel作業を実現してみてください。
